案内発送(開催日から1.5ヶ月前)
不明者発掘から追加発送
返信はがきなどから、不明者となっていた同窓生の情報が連絡されることがありますので、案内状などは余分に作成しておきます。
第1便の案内状が届いていない方に追加発送を行います。
宛先不明戻り処理
逆に宛先不明で案内状が戻ってくる方もいらっしゃいます。その方については、住所不明者として同窓会本部にもお知らせください。
返信期限(開催日から0.5ヶ月前)
集計作業
返事期限を2-3週間程度として、その間に出欠集計や会場との調整を行う必要があります。割と大変な事務作業ですがもう一息です。
欠席者の中から一言コメントをまとめて式次第などに掲載することもあるようです。
[レクリエーション]と[式次第]の作成
同窓会当日のコンテンツです。定番は
- 集合写真撮影
- 恩師への花束贈呈
- 校歌
- なつかしい映像など
- 当日会場に入ってもらえるカメラ役
あまり大きいと持ち運びに不便なので、A5サイズくらいが定番です。
同窓会式次第サンプルPDF
会場との調整
ある程度人数を見込んで置かないと会場との調整ができません。また、プロジェクターやマイクレンタル数など詳細な調整が必要になります。
よく使われる備品について
- マイク2本
- プロジェクター
- 音響機器
- 受付テーブル
司会・撮影
同窓会の規模によって司会者や撮影用カメラマンを手配する場合があります。しかしほとんどの場合は、参加される同窓生の中から司会者とカメラマンをお願いする場合が多いようです。
学生時代のお調子者やカメラが趣味の友人。思い出す方はいらっしゃいますか？
