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2013年03月22日(金)
【同窓会手順】準備期間

幹事グループ結成
同窓会を開催するにあたり、やはり一人では大変なので、ある程度人数かある方が良いです。
まずは交友関係のある友人に連絡する。
FaceBookなどのSNSを利用するのも有効な方法です。
同期会で学年に300人くらいであれば、クラスに1ないし2人くらいが理想で、7クラスであれば10人くらいでしょうか。
実際には、そこまで集まらないと思うので、同期会であれば幹事は4-5人が現実的な線のようです。


名簿作成・入手
卒業アルバムから入手するか、または同窓会組織がある場合は、そちらへ問い合わせると最新の情報が手に入る可能性があります。
データでの提供は不可でもラベル作成してくれる場合もあります。
卒業アルバムの場合はデータ化の手間もあり、卒業から数十年経過で宛先不明で戻るケースが多いようです。

開催日の決定
最適な開催日とは、帰省も見込めるゴールデンウィークやお盆付近、3連休などの日程もいいと思います。
やはり遠方者への配慮を考えると、休日に開催することが多いようです。
日曜開催で月曜はハッピーマンデーみたいな開催も多いようです。

会場
アクセスを考慮すると大体利用するところは、想定されるかと思います。
そのなかで、会場を設定し場合によっては、いくつか見積もりしてもらえば良いでしょう。

[会場]と[2次会]の参加費
ホテルであれば、8000円から10000円くらいが相場のようです。
2次会は、3000円くらいが相場で、同ホテルのラウンジなどを利用すると価格交渉ができる場合があるようです。
参加費に関しては、実際の飲食費以外にも、贈呈品、恩師参加費、案内作成費などを計上しておく必要があります。

経費イメージ
  • 往復はがき@100×300枚+印刷費@50円×300枚 = 45000円
  • 恩師5名×飲食費@8000円 = 40000円
  • 恩師5名×贈呈品@3000円 = 15000円

案内状の作成準備

  • 必ず案内しないといけない項目
    開催日、会場、会費、返事期限、2次会の有無、2次会費用、幹事連絡先
  • 返信に記載してほしい項目
    参加有無、名前、住所、携帯番号、Eメール、一言コメント
  • ハガキサンプル PDF版


恩師など来賓者の決定
私学の場合、学校に在席している場合もあるようですが、公立の場合はほとんど移動されていると思います。
恩師の方々は、まずは学校に問い合わせるほうが良いでしょう。