同窓会の企画をする側は、良い会にする為に様々な働きを行います。特に会費の徴収といった金銭に関わる事は、気を使うのではないでしょうか。事前に案内状を送り、人数確認と費用にあった会場を抑えるため、直前に人数の変更があると困ってしまいます。

突然のキャンセルにより、予定通りの徴収が行えなかった場合、皆の会費を変更や、最悪幹事が負担を強いられてしまう事もあります。
また、食事の量が決まっている場合は、人数が減っても料金の変更が行えない事もあります。
当日キャンセルを減らすには、事前に対策を取る必要があります。

 



【キャンセル対策】

案内状にキャンセルに関しての注意書きをする
同窓会の案内状を送付する際に、最後にキャンセルについての記述を一言添えておきましょう。「キャンセルは何月何日までご連絡下さい」ということと、「指定の日以降のキャンセルの場合、会費を徴収する可能性があります」という旨を伝えておきましょう。一言添えるだけで、キャンセルの場合に起こるトラブルを防ぐ事ができます。

前日に再び連絡する
人数変更可能の期日の前日に、再び全員に連絡をしましょう。毎日を忙しく過ごしている方は、うっかり期限を忘れてしまっている場合も多くあります。前日に連絡をしておけば、期日後のキャンセルを減らす事ができます。

食事は立食にする
子供の体調が急に悪くなった、身内に不幸があったなど、様々な理由で急遽キャンセルをしてしまう事もあります。こればかりは事前に連絡をしてもらう事はできません。前日や当日にキャンセルが出ても、大きな損失がでないようにするためにも、ホテル会場での食事はバイキングなどの立食タイプをおすすめします。ホテル側も料理の調整がしやすいため、前日でも対応をしてくれる場合があります。



また、キャンセルの事を考えて、会費を多めに徴収するようにしましょう。
使いきれなかった会費は、二次会の費用に回したり、母校に寄付をしたり、○周年記念品などの記念品制作の費用に回して消費するようにしましょう。

キャンセルをした方にも会費を徴収する際には、郵便振替やコンビニ収納などを利用すると便利です。当社では、同窓会運営のサポートサービスを行っています。
名簿管理や決済のお手伝いもさせて頂いております。まずはお気軽にご相談下さい。